Vaikka töissä onkin tullut käytyä, liikkuivat ajatukset viime viikolla enemmän musiikin puolella. lämmittelynä yksi konsertti alkuviikosta Lahden Sibeliustalossa, mutta varsinainen pihvi oli Helsingin Juhlaviikkojen Kullervo-sinfonia Senaatintorilla. Olin Ylioppilaskunnan Laulajien puolesta järjestämässä kuoroa lavalle ja täytyy todeta, että Kullervon valmistelu vastasi helposti mitä tahansa keskisuurta projektia työelämän puolella.



Vastaavan kokoisella kuorolla ei Kullervoa ole tehty juuri koskaan. Frakkipukuisia laulajia oli lavalla aika tarkkaan 150 kappaletta. Yleisöä oli pikaisten laskutoimitusten perusteella paikalla ainakin noin 5000 henkeä, kun Tuomiokirkon portaat olivat loppuun saakka täynnä. Vaikka koko ilta oli sekä YL:n oman a cappella konsertin (sisältäen vain säestyksetöntä kuoromusiikkia) ja Kullervo-sinfonian osalta musiikillisesti erityisen voitokas, jää itselle mieleen ehkä kuitenkin päällimäisenä järjestelyiden onnistuminen.

On jokseenkin häkellyttävää, että satojen muusikoiden, laulajien, teknikoiden ja lavahenkilökunnan projekti vyöryi maaliin niin kivuttoman oloisesti. Tästä on pakko nostaa hattua Juhlaviikoille, koska kuorolle asti ei näkynyt käytännössä mitään suuria ongelmia tai ikäviä yllätyksiä, joita kuitenkin lähes aina vastaaviin suurisuuntaisiin projekteihin liittyy.

Oma rooli jäi YL:n konserttipäällikkönä huolehtia kuoron osuuden onnistumisesta. Nostan tämän kokemuksen valossa esille kaksi perinteistä projektin onnistumisen kulmakiveä.

Viestintä
"Sun pitäis Jaakko perustaa yritys, mille firmat vois ulkoistaa sähköpostitiedottamisen. Nää sun viestit on ihan A-luokan matskua!"

Harva asia on niin halpaa ja tehokasta kuin hyvä viestintä. Harva asia on yhtä kallista ja inhottavaa kuin huono viestintä. Jos tarkoituksena on saada 150 itsenäistä ja vapaaehtoispohjalta toimivaa laulajaa oikeaan aikaan oikeassa varustuksessa oikeaan paikkaan, ei tiedottamisesta vain voi tinkiä. Mitä enemmän ja laadukkaammin jakaa oleellista tietoa, sitä suurempi on onnistumisen todennäköisyys.

Kun tietoa on jaettu tarpeeksi, osaavat ihmiset auttaa ja neuvoa toisiaan, eikä jokaista asiaa tarvitse itse muistaa tilanteessa. Samoin jatkuva toistaminen ja samojen asioiden kertaaminen varmistaa, että edes suurin osa ihmisistä saa (ja myös vastaanottaa!) tarvittavan informaation. Lisäksi projektin taustojen ja realiteettien avaaminen on aina tärkeää. Itse on toki sitoutunut ja rakastunut projektiinsa, mutta muilta tätä ei voi olettaa. Kaikkea nurinaa ja marmatusta vähentää radikaalisti, kun sopiva hurmoshenki ja innostus on lietsottu, mutta kuitenkin on myös kerrottu, että päivä on pitkä, eväitä ja vettä kannattaa varata mukaan ja luultavasti jotain joka tapauksessa menee pieleen.

Hyvä tiimi
"Otan kopin ja hoidan organisoinnin paikan päällä."

Hyvä tiimi luotettavia ja fiksuja ihmisiä tekee melkein mistä tahansa helppoa. Tämänkin kokoisessa projektissa kuormituspiste vain tulee vastaan, jonka jälkeen samalle lautaselle ei vain enää mahdu mitään. Vaikka asiat olisivat pieniä, jossain vaiheessa kuppi vain vuotaa yli, jos kaikki pitäisi muistaa, osata ja järjestää itse. Silloin ei ole muuta mahdollisuutta kuin luottaa fiksuihin ihmisiin.

Kun mukana on useampia sitoutuneita ja skarppeja ihmisiä, apua, hyviä ideoita ja lähes unohtuneita asioita vain nousee esille ja niille löytää myös hoitajan. Ei ole tyhmiä kysymyksiä, on lähinnä loistavia herätyksiä hoitaa joku asia kuntoon. Vaikka häly jonkin yksityiskohdan suhteen välillä voi äityä melkoiseksi, mahdollistaa hyvä tiimi muun ohella myös hälinästä irtautumisen. "Okei, nyt ei pysty keskittymään tähän. Kokoatko mulle viiden ranskalaisen viivan paketin tästä, että laitan sen infoviestiin mukaan?"

Ja näin tapahtuu, koska tiimi on hyvä.