Sijainti on ihan tärkeä asia sekin, mutta hyvät työkalut ovat järjellisen työskentelyn ehdoton edellytys. Työkalujen kehittäminen voi lähteä niinkin yksinkertaisista asioista kuin vain sähköpostikäytäntöjen sopimisesta.

Pieniä ja halpoja muutoksia ei kannata aliarvioida. Muutaman hengen asiakaspalvelutoimiston yhteiseen sähköpostiin tulee vuosittain kymmeniätuhansia viestejä. Olisin tarkistanut oman toimiston viestien tarkan määrän, mutta Outlook luovutti kesken. Asiakkaiden viestien sekaan tunki aikoinaan lisäksi lukemattomia automaattisia viestejä ja välillä jotain roskapostiakin.

Sähköposti on itsessään jo työkalu, mutta sähköpostikäytännöt ovat työkalu sen käyttämiseksi. Automaattisten filttereiden avulla osa sähköpostitulvasta on siirrettävissä suoraan piiloon ja alikansioihin, josta tarvittava tavara sitten erikoistilanteissa löytyy. Hiukan miettimällä jotain suuria kokonaisuuksia suuresta massasta löytyy kyllä, jotka asiasanojen tai lähettäjätietojen perusteella on sortattavissa suuntaan tai toiseen.

Sähköpostien "värittäminen" Outlookissa on toinen yksinkertainen muutos, jonka halutessaan voi vain ottaa käyttöön. Sähköpostit lajitellaan aiheen tai asiaa hoitavan ihmisen mukaan vastaamisen ohella. Näin massan hallinta ja priorisointi mahdollistuu. Stressipisteet putoavat merkittävästi ja koko homma ei maksana yhtäkään euroa.



Toisessa päässä skaalaa ovat kokonaisten tietojärjestelmien korvaaminen uusilla. Domo-järjestelmä otettiin käyttöön toukokuussa. Kyllähän siitä tosiaan ihan kiva tuntui tulevan, mutta vasta nyt muutaman kuukauden todellisen käytön jälkeen alkaa käydä selväksi, miten paljon hyvä työkalu vaikuttaa kaikkeen työn sisältöön. Opiskelijoiden vuokra-asuntotoiminnan pyörittämiseen kuluva työmäärä on käytännössä puolittunut, samalla kun työssä on yhtäkkiä huomattavasti paljon enemmän järkeä.

Domon kanssa onnistuttiin siirtämään tietokoneelle yllättävän paljon kaikkea turhaa lapiointia ja aakkostamista, joka näkyy välittömästi siinä, miten paljon aikaa jää hoitaa kaikkia vauhdikkaita ja vaarallisia tilanteita.

Tästä kokemuksesta tajusi ikävästi, miten moni tuote vielä tänäkin päivänä on vain kromattu lapio. Toki ojien kaivaminen paljain käsin olisi vielä työläämpää. Kehitys on kuitenkin kehittynyt jo niin pitkälle, että monessa tapauksessa on mahdollista rakentaa suoraan tietokoneohjattu kaivinkone. Nykypäivänä tuntuu jotenkin uskomattoman pahalta käyttää ihmisiä tekemään tietokoneiden työtä. Missä tahansa organisaatiossa on fiksuille ihmisille paljon parempaa käyttöä kuin laittaa heitä siirtämään käsipelillä tietoja lomakkeesta toiseen.

Projektina Domon rakentaminen oli innostava. Tämän tason apua on tarjottavissa moneen muuhunkin asiaan. Olen viimeisen parin vuoden aikana oppinut käyttämään palveluita yhä enemmän ja enemmän. Niiden rakentaminen on uudempi tuttavuus, mutta siitä on ehkä jonkin sortin kutsumus alkamassa kasvaa. Kai sitä pitää työkalumaakariksi ruveta.