Sekatyö: Kuinka pitää siedettävä kokous

Kuinka pitää siedettävä kokous

0 Comments

Luovuus ryömii kuolemaan kampaviinerikerhoihin.

Harvaa asiaa on business-kirjallisuudessa ja -blogeissa parjattu yhtä paljon kuin kokouksia. Hauskoa ovat myös esimerkiksi expensivemeeting.com -tyyppiset enemmän tai vähemmän humoristiset palvelut, joissa voi laskea kuinka paljon kokous itse asiassa maksaa joka minuutti. En itse lähde arvioimaan kuinka paljon hyviä tai huonoja kokouksia työelämässä tämän kaiken myllytyksenkin jälkeen yhä pidetään, mutta tässä joitain käytännön vinkkejä, miten tehdä omista kokouksistaan siedettävämpiä.

By Andres Ubierna

Kokouksessa voi olla enintään vain kuusi osallistujaa

Jos kokouksessasi on yli kuusi ihmistä paikalla, tilanne on jo vähän huolestuttava. Kuutta ihmistä suuremmat joukot eivät oikein voi enää keskustella järjellisesti eikä kaikkia todellisuudessa luultavastikaan tarvita. Osa paikallaolijoista hukkaa aikaansa joka tapauksessa. Jos haluat tehdä päätöksiä tai keskustella asioista, kutsu vain tarpeelliset ihmiset paikalle.

Tiedotustilaisuudet ovat asia erikseen ja niitä voi toki järjestää tarvittaessa. Ja vain tarvittaessa.

Kokouksissa ei törmätä uusiin asioihin

Jos haluat saada kokouksesta jotain hyötyä irti, varmista että kaikki osallistujat ovat kartalla jo etukäteen. Mikään ei ole helpompi tapa hukata tunti kaikkien aikaa ja joutua kutsumaan kasaan vielä uusi kokous, kuin yllättää joku kokouksessa jollain uudella asialla oikein kunnolla. Kokouksien yksi fiksuin käyttötarkoitus on tehdä näyttävästi päätöksiä jostain yhteisestä tavoitteesta ja luoda kaikille tsemppihenkeä tavoitteen saavuttamiseksi. Todennäköisimmin se onnistuu, esityöt ja petaaminen on tehty hyvin.

Kokoukset ovat lyhyitä

Jos tarkoituksena ei ole varsinaisesti tehdä yhdessä töitä workshop-hengessä, 20 minuuttia riittää lähes mihin tahansa em. kaltaisen kokouksen pitämiseen. Joskus tarkoituksena onkin syödä kolme ruokalajia hallituksen kanssa hyvässä seurassa, mutta työelämän puolella asiat saa sovittua tarvittaessa nopeastikin.

Mieluiten seisten. Nopeuttaa kokousta kummasti, heikentämättä kuitenkaan tehtyjen päätösten laatua.

Kokoukseen mennessä silmät kiiluvat

Kaikesta edellisestä johtuen kokoukset ovat myös intensiivisiä. Suurempi aprikointi ja väittely voidaan hoitaa jollain muulla foorumilla ja omalla ajalla. Kokouksessa ei ole aikaa tai tarvetta vastailla läppärillä sähköposteihin, koska asiat ovat kiinnostavia ja tärkeitä. Jos joku ei ole innostunut kokouksen aiheesta, häntä ei tarvita paikalle masentamaan kaikkia muita.

Jos joskus joutuu jonkun toisen järjestämään tylsään jättikokoukseen, on ohjeita vain yksi:

Nojaa taaksepäin ja ajattele Englantia.