Seuraavaksi on luvassa ns. bussifaktorin pienentäminen. Bussifaktorilla mitataan sitä, kuinka monen henkilön pitäisi jäädä bussin alle, että projekti menee niin sekaisin, ettei se voi enää onnistua. Käytännössä tämä on yksi tapa kuvata henkilöriskiä: kuinka keskittynyttä tieto projektitiimissä on, kuinka monella on joku kokonaiskäsitys tilanteesta ja kuinka hyvin tiimin jäsenet pystyisivät ottamaan vastuun toistensa hommista tarvittaessa. Jos pääkoodari irtisanoutuu, onko parempi perua koko projekti vai voiko joku muu jatkaa hänen saappaissaan.

Kun tietojärjestelmä on saatu rullattua ulos, voi kokonaiskäsitys projektista ja sinällään toimivasta järjestelmästä olla huonossa tilanteessa tasan yhdellä ihmisellä. Toki pahimmassa tilanteessa kokonaiskäsitystä ei ole kenelläkään, jos esimerkiksi ulkopuolelta palkattu konsultti tai toimittajan avainhenkilö jatkaa projektin jälkeen muihin kuvioihin ja vie tiedon mennessään.

Tässä vaiheessa onkin korkea aika varmistaa, että tietojärjestelmää myös oikeasti osataan käyttää ja työtä sen parissa jatkaa. On aika kirjoittaa manuaali tai alkaa piirtää uimaratoja uudesta prosessista. Persoonasta riippuen tätä voi pitää äärettömän tylsänä tai erittäin mielenkiintoisena vaiheena muutosprosessia. 

Jokainen, joka on yrittänyt opetella jotain kokonaan uutta tapaa (tai päästä eroon vanhasta!), tietää miten helppoa lipeäminen on. Tämän vuoksi muutoksen juurruttaminen ja sementoiminen on äärimmäisen tärkeää. Niinkin on tapahtunut, että uuden tietojärjestelmän käyttämiseen käytetään yhtäkkiä uskomaton määrä täysin ylimääräistä työtä ja aikaa, jotta saataisiin tehtyä joku työ samalla tavalla kuin vielä ennen vanhaan. Uusia työkaluja ei ole otettu haltuun. 

Psykologisesti ymmärrettävää, mutta organisaation ja työn kehittämisen näkökulmasta valitettavaa.

Dokumentointi on ainakin minulle vähän sellaista oikean työn tuntuista. Jännä suunnittelu ja rakentaminen on saatu tehtyä, nyt pitäisi sitten alkaa kuvaamaan ja laatia käyttöohjeita. Luovan prosessin puolella todellisuudessa vielä liikutaan, mutta vähän enemmän psyykkaamista tähän vaiheeseen kuitenkin tarvitaan.

Kannustakaa käyttöohjeiden kirjoittajaa lähellä ja kaukana! Kiitollista ja tärkeää työtä, mutta kauempaa katsoen ei ehkä sitä kaikista hohdokkainta.