Olen viimeisen parin kuukauden aikana profiloitunut ampumaan alas innostuneesti esitettyjä uusia ideoita. Muutosvastaräkiksi muuttuminen huolestuttaa, mutta uskon vielä, että marmatukseni on ollut aiheellista. Haluankin nyt antaa esimerkin ensinäkemältä ihan järkevästä ajatuksesta, jonka Lean-ajattelun perusteiden tunteminen paljastaa kauheaksi karhunpalvelukseksi.




Lean-ajattelu on työn tekemisen ja kehittämisen tapa. Lean ei ole kasa valmiita reseptejä, vaan asenne ja joukko arvoja, joita sovelletaan jatkuvasti. Perusperiaatteena on etsiä arvoa tuottava osa työstä ja keskittyä sen tekemiseen. Yksinkertaistaen esimerkiksi yksikään asiakas ei maksa sisäisistä raporteista, joten Lean yritys kirjoittaa mahdollisimman vähän raportteja ja käyttää säästyvän ajan hyvien tuotteiden tekemiseen.

Asiaan!

Vuokra-asuntobisneksessä muuttopäivät ovat erittäin kiireisiä. Uudet ja vanhat asukkaat palauttavat ja noutavat avaimia asuntoihinsa samaan aikaan. Esimerkiksi viime syksynä Hoasin toimiston edessä oli 1.9. satojen ihmisten jono odottamassa avaimiaan uusiin asuntoihinsa. Tästä syntyi ulkopuolelta meille heitetty idea, että AYY:hän voisi järjestää muuttopäivänä erityisiä noutohetkiä eri ryhmille. Näin esimerkiksi tietyn alan opiskelijat, joilla on muutenkin sama aikataulu ko. päivänä, voisivat tulla kootusti hakemaan avaimiaan näppärästi.

Idea on kaunis! Avaimet voisi jakaa tehokkaasti kerralla isolle porukalle ja ryhmän olisi helppo suunnitella, milloin tulisi noutamaan avaimia.

Harmi, että tämä ei vain ole totta.

Tehokkainta on tehdä vain välttämätön. Erikoispalvelut voivat toki  ilahduttaa erikoisryhmiä, mutta toisaalta kaikkien ylimääräisien rönsyjen järjestämisellä on aina hintansa. Joku on irrotettava suorittamasta kaikista tuottavinta perustehtävää tekemään jotain erikoista. Tässä tapauksessa joku irtoaisi muusta toiminnasta järjestelemään avaimia, jotta ne olisivat annettavissa ryhmälle. Tämä käytännössä tarkoittaisi työn käyttämistä tehokkaan perusprosessin purkamiseen.

Avainten jakamisessa on joku minimihuolellisuus säilytettävä, joten esimerkiksi henkilötodistuksien tarkastamiseen olisi kuitenkin käytettävä aikaa, vaikka kaikki nyt olisivatkin puunjalostajakillan fukseja tms. Ryhmän ensimmäiset asiakkaat saisivat palvelun nopeasti: avaimet olisivat valmiina ja muusta jonosta ei tarvitsisi välittää. Ryhmän viimeiset jäsenet toisaalta odottaisivat tavalliseen tilanteeseen nähden moninkertaisen ajan, koska heitä olisi palvelemassa pienempi linjasto ja koko iso ryhmä pamahtaisi paikalle juuri samaan aikaan.

Odottamisen poistaminen on Lean-ajattelussa yksi tärkeimpiä tavoitteita toiminnan tehostamiseksi. Mitä pienemmissä yksiköissä asiat tehdään, sitä vähemmän käytännössä syntyy suuria odotusjärkäleitä, joihin koko homma pysähtyy. Muuttopäivä on järkälemäinen ilmestys jo sinällään, jota valitettavasti on hyvin vaikea pilkkoa ja sirotella ympäri kuukautta. Muuttopäivän sisällä pienin yksikkö on yksittäinen avaintenhakija. Ehdotettujen suurten ryhmien kauhuskenaario pitäisikin yrittää ehkäistä, eikä ainakaan yrittää ehdoin tahdoin järjestää asiakkaitaan tähän tilanteeseen!

Turha varmaan mainita, että kaikki muut asiakkaat joutusivat erikoisryhmän palvelemisen ajan odottamaan ylimääräistä. Ns. kaikki häviää -vaihtoehto.

Markkinatalouden puolella asiakkaat eivät usein ole keskenään tasa-arvoisia, joten erikoispalveluiden järjestäminen voi silti joskus olla kannattavaa tai pakollista. Työn tehokkuuden kannalta se ei kuitenkaan käytännössä koskaan ole hyvä idea.